Die Verfasserin dieses individuellen Mandantenbriefes, Stefanie Riemer, ist in unserem Team zuständig für die Erstellung von Buchhaltungen und Lohnabrechnungen.
Übernachtungskostenerstattung bei Arbeitnehmern: Änderungen durch sinkenden Umsatzsteuertarif für Beherbergungsleistungen
Mit in Kraft treten des Wachstumsbeschleunigungsgesetzes der Bunderegierung unterliegen seit 01.01.2010 kurzfristige Beherbergungen bis zu sechs Monaten dem geminderten Steuersatz von 7 %.
Dies betrifft sowohl die Umsätze des klassischen Hotelgewerbes als auch kurzfristige Beherbergungen in Pensionen, Fremdenzimmern, Ferienwohnungen und vergleichbaren Einrichtungen.
Verpflegungsleistungen wie das Frühstück sind jedoch von dieser Steuerermäßigung ausgeschlossen.
Die Beherbergungsunternehmen müssen daher ab 2010 in ihren Rechnungen neben der reinen Übernachtungsleistung (7 %) die Nebenleistungen u.a. für Verpflegung (19 %) gesondert ausweisen.
Folgewirkung für Arbeitnehmer auf Dienstreise
Durch diese Neuerung ist es nicht mehr möglich den Rechnungsbetrag um die Pauschale von 4,80 € zu kürzen, da der tatsächliche Wert des Frühstücks ausgewiesen ist.
Man muss nun unterscheiden, ob der Arbeitnehmer das Hotelzimmer inklusive Verpflegung gebucht hat, oder ob der Arbeitgeber im Vorfeld eine Hotelreservierung vorgenommen hat, die die Bewirtung des Arbeitnehmers miteinschließt.
Bei einer Buchung durch den Arbeitnehmer wird der ausgewiesene Preis für das Frühstück von den durch den Arbeitgeber zu erstattenden Verpflegungsmehraufwendungen abgezogen, d.h. der Arbeitnehmer zahlt das Frühstück selbst.
Als weitere Variante gibt es die Möglichkeit das Frühstück mit dem amtlich vorgeschriebenen Sachbezugswert anzusetzen (2010: 1,57 €).
Voraussetzung hierfür ist, dass der Arbeitgeber die Mahlzeitengestellung vor Reisebeginn mitgebucht hat. Diese Vereinbarung sollte durch eine Buchungsbestätigung nachweisbar sein.
In diesem Fall spielt der Rechnungsausweis für das Frühstück keine Rolle mehr.
Der Sachbezugswert wird einerseits dem Arbeitslohn des Arbeitnehmers in Form eines geldwerten Vorteils hinzugerechnet. Andererseits können dem Arbeitnehmer die gesamten Übernachtungskosten und die Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei erstattet werden.
Beispiele:
1. Der Arbeitnehmer reserviert für sich ein Hotelzimmer mit Frühstück. Die reinen Übernachtungskosten betragen 100 € und das Frühstück kostet 10 €. Der Arbeitnehmer ist über 14 Stunden auswärts tätig und erhält hierfür einen Verpflegungsmehraufwand von 12 €. Der Arbeitgeber erstattet nun folgende Beträge:
Erstattung Hotelrechnung: 110,00 €
Erstattung Verpflegungs-Mehraufwendungen: 12,00 €
Abzüglich ausgewiesener Preis für Frühstück: -10,00 €
Summe Erstattungen: 112,00 €
2. Der Arbeitgeber bucht ein Hotel für seinen Arbeitnehmer einschließlich Verpflegung vor Reisebeginn. Die Hotelkosten betragen inklusive Frühstück 110 €. Der Arbeitnehmer ist über 14 Stunden auswärts tätig und erhält hierfür einen Verpflegungsmehraufwand von 12 €. Die Reisekostenabrechnung sieht nun wie folgt aus:
Erstattung Hotelrechnung: 110,00 €
Erstattung Verpflegungs-Mehraufwendungen: 12,00 €
Summe Erstattungen: 112,00 €
Geldwerter Vorteil, erfaßt in der Lohnabrechnung: 1,57 €
Beim Vergleich dieser beiden Beispiele wird deutlich, dass es künftig für den Arbeitnehmer von Vorteil ist, wenn der Arbeitgeber im Voraus für die Buchung eines Hotelzimmers inkl. Frühstück sorgt.
In besonderen Fällen gibt es lt. einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 05.03.2010 auch für Arbeitnehmer die Möglichkeit Reservierungen mit Frühstück vorzunehmen, falls eine entsprechende Betriebsvereinbarung existiert. Eine solche Vereinbarung kann noch nachträglich bis einschließlich Mai verfaßt werden.
Falls Sie weitere Informationen zu diesem Thema benötigen, wenden Sie sich bitte an uns.
